Baggrund og formål
I henhold til ændringsbekendtgørelse nr. 1593 af 09/11/2020 til bekendtgørelse om finansielle rapporter har Jeudan udarbejdet nærværende politik for dataetik.
Den tiltagende grad af digitaliseringen af både den offentlige og private sektor over de seneste årtier har medvirket til en eksponentielt stigende datamængde om og omkring mennesker. Virksomheder og offentlige institutioner får igennem dette datagrundlag flere muligheder for at benytte data til andre formål, end de oprindeligt var tiltænkt på indsamlingstidspunket. Eksempler på dette kan være sundhedsydelser, kundesegmentering, markedsføring, e-handel, kreditvurdering, markedsanalyser m.v. Data kan også danne grundlag for algoritmer, der afhængig af kompleksitet og datagrundlag til en vis grad vil kunne efterligne menneskelig intelligens og dermed være i stand til bl.a. at forudse menneskers adfærd, præferencer og mønstre.
Den øgede mængde samt tilgang til data medfører også en risiko for, at data udnyttes uhensigtsmæssigt, og i yderste instans misbruges til formål der må betegnes som værende uetiske. Et eksempel på dette kunne være forsøg på manipulation af samfundskritiske områder såsom bl.a. demokratiet og grundlæggende menneskerettigheder, utilsigtet overvågning samt fake news og lignende former for propaganda.
Jeudan har en fastlagt strategi om at benytte digitalisering som et redskab til blandt andet at effektivisere processer samt skabe forøget indsigt i data omkring kunder, services og ejendomme, som medfører et behov for at Jeudan tager stilling til etisk behandling af data samt retningslinjerne herfor og den underliggende forankring af disse.
Politikken om dataetik skal ses som en overordnet ramme, der indeholder retningslinjer for de etiske overvejelser, der lægger til grund for Jeudans behandling af data. Politikken understøtter og supplerer Jeudans ESG-strategi (herunder Ansvarlighedsrapport) og persondatapolitik.
Dataetik - begrebsdefinition
Begrebet dataetik betegnes som mere vidtrækkende end overholdelse og efterlevelse af gældende lovgivning og dækker over flere kategorier, som skal indgå i overvejelserne omkring etisk behandling af data. Det fremgår af kommissoriet for Dataetisk Råd, at:
”Dataetik forstås overordnet som den etiske dimension af forholdet mellem på den ene side teknologi og på den anden side borgernes grundlæggende rettigheder, retssikkerhed og grundlæggende samfundsmæssige værdier, som den teknologiske udvikling giver anledning til at overveje. Begrebet omfatter etiske problemstillinger ved anvendelsen af data.”
Et dataetisk synspunkt indebærer således, at teknologiske løsninger og anvendelse af data skal afvejes mod de grundlæggende etiske hensyn, herunder grundlæggende rettigheder og værdier.
Principper
Jeudans politik for dataetik er baseret på fem centrale principper, som skal medvirke til at underbygge Jeudans ansvarlige tilgang til virksomhedsdrift og -ledelse.
Ansvar for databehandling
Jeudan tager ansvar for behandlingen af data og anvendte tekniske løsninger. Behandling sker med afsæt i kundens interesser, herunder service, effektivisering og optimering.
Persondata behandles lovligt og i overensstemmelse med gældende persondataretlige regler.
Integritet
Behandling sker med respekt for datas integritet og med fornøden omtanke.
Data benyttes ikke til formål, der kan kategoriseres som manipulation, propaganda, ”fake news”, undertrykkelse, uberettiget overvågning eller andre former for formål, som vil kunne underminere dataintegriteten.
Værdiskabelse
Teknologiske løsninger, som involverer data, skal være værdiskabende.
De teknologiske løsninger skal være værdiskabende ud fra en helhedsbetragtning med øje for Jeudan og Jeudans forskellige aktører og samarbejdspartnere, herunder i særdeleshed Jeudans kunder.
Transparens og gennemsigtighed
Jeudan sigter mod fuld gennemsigtighed omkring Jeudans databehandling, herunder hvor og hvordan data anvendes.
Dette gælder også for så vidt angår evt. anvendelse af algoritmer, systemer, teknologier og anden form for kode.
Datasikkerhed
Databehandling og teknologiske løsninger skal ske på tryg og forsvarlig vis, hvilket kræver et højt IT-sikkerhedsniveau.
IT-sikkerhed er væsentligt for at sikre en stabil og pålidelig drift af virksomheden, hvor de underliggende IT-sikkerhedsforanstaltninger skal have til formål at beskytte data mod bl.a. databrud og anden form for utilsigtet ekstern adgang til data.
Opretholdelse af højt IT-sikkerhedsniveau kræver løbende foranstaltninger. Jeudans IT-sikkerhedsniveau efterprøves kontinuerligt for løbende at sikre et højt IT-sikkerhedsniveau, herunder ved tests.
Datatyper, dataanvendelse og tredjeparter
Jeudans kundedata indsamles i overvejende grad fra kunderne selv eller fra samarbejdspartnere.
Data tilvejebringes primært igennem Jeudans kerne IT-systemer, hvor stamdata fødes i de enkelte afdelinger.
Jeudan gør brug af et compliance-system til at skabe overblik over samt administrere de konkrete persondata, der gøres brug af i de enkelte afdelinger og på tværs af hele organisationen, ligesom det fremgår hvilke IT-systemer og andre typer af medier, der indeholder disse data. Jeudan behandler som udgangspunkt ikke følsomme data som en del af kerneforretningen. I de få tilfælde, hvor der er behov og hjemmel til dette, relaterer det sig til medarbejderdata i HR-området, såsom helbredsinformationer.
Datatyper
Jeudan gør primært brug af interne stamdata, som omhandler data omkring Jeudans ejendomme, medarbejdere, ressourceallokering, løn/bank informationer samt bemandingsplaner.
Af eksterne data kan nævnes normale typer af kundedata såsom adresse (lejemål), kontaktinformationer, bankinformationer, leverandørinformationer, nummerplader (P-huse) og diverse korrespondancer mellem kunder og medarbejdere.
Det primære formål med behandling af eksterne data er at drifte Jeudan samt yde support og service til såvel medarbejdere som kunder.
Dataanvendelse
Digitalisering og digital udvikling er vigtige redskaber for Jeudan. Det er både med henblik på at styrke, effektivisere og minimere antallet af manuelle og analoge arbejdsopgaver. Formålet er både at spare intern tid og ressourcer, men samtidig også at gøre brug af data med henblik på at kunne træffe bedre beslutninger gennem data.
Jeudan har igangsat ’Mit Digitale Jeudan’. Mit Digitale Jeudan har til formål at skabe en tekniske platform, som er i stand til at sammenholde data på tværs af IT-systemer og afdelinger med henblik på at styrke pålideligheden, effektivisering af databehandling, øge den tværorganisatoriske tilgængelighed af data samt at kunne stille data til rådighed for kunder og medarbejdere med henblik på selvbetjening.
Et andet formål med Mit Digitale Jeudan er at skabe større forretningsindsigt, automatisere og effektivisere forretningsprocesser samt skabe et bedre fundament for at kunne træffe datadrevne beslutninger.
Siden 2023 har Jeudan gjort brug af AI og Machine Learning. Det gør sig gældende for følgende systemer:
Microsoft Copilot for Edge: En AI-understøttet chatbot som benyttes af Jeudans medarbejdere til at effektivisere deres daglige gøremål såsom:
Søge informationer på internettet: Bing kan bruge sin avancerede søgefunktioner til hurtigt at finde relevante og opdaterede informationer om ethvert emne.
Tekstgenerering: Bing kan skabe forskellige former for kreativt indhold, såsom politikker, salgs- og marketingmateriale, kode og meget mere.
Fortolkning og forbedring af tekst: Hjælpe med at forstå, omskrive, eller optimere indhold: Bing kan bidrage til at forbedre kvaliteten af det skriftlige arbejde og på kort tid komme med forslag til indhold og formuleringer m.m.
Oversætte mellem sprog: Bing kan oversætte mellem forskellige sprog og vil hurtigt kunne oversætte et komplet dokument fra ét sprog til et andet med en lav grad af sproglige fejl.
Det er ikke tilladt at benytte AI-tjenester, som ikke er godkendt i Jeudans direktion og deraf fremgår af IT-politikken. Der kan være konkrete krav til brugen af AI eller Machine Learning, for eksempel med henblik på at overholde gældende dataretlige regler eller IP-rettigheder. Der er i 2024 udarbejdet en AI-politik, som medarbejdere skal overholde i forbindelse med brugen af AI.
Persondata
Det er ikke tilladt at behandle nogen former for persondata ved hjælp af AI eller Machine Learning, medmindre anvendelsen er konkret vurderet af Jeudans IT-område og Jura-område, og der foreligger nødvendig dokumentation, eksempelvis risikovurderinger, konsekvensanalyser, m.v. Hvis anvendelse er tilladt, vil det fremgå af AI-politikken.
Data fra tredjeparter
I visse tilfælde modtager Jeudan data fra tredjeparter. Det er afgørende for Jeudan, at tredjeparter bestræber sig på at behandle data ansvarligt og ud fra dataetiske overvejelser.
Som led i markedsføring modtager Jeudan kundeleads fra eksterne samarbejdspartnere. Jeudan anser det for en vigtig metode, hvorpå Jeudan kan række ud til flere potentielle kunder end ved brug af egne markedsføringskanaler. Derudover indgår Jeudan i et samarbejde med mæglere i København, som agerer bindeled mellem potentielle kunder og Jeudan. Jeudan har i den forbindelse fokus på, at tredjeparter opfylder gældende regler om behandling af persondata samt markedsføringsloven.
Jeudan anvender ligeledes data fra tredjeparter via cookies på Jeudans hjemmeside. Herved kan Jeudan styrke relevansen for modtageren af de annoncer, der indrykkes på de sociale medier.
Ved hjælp af analyseværktøjer kan Jeudan analysere på data fra kampagner og dermed blive klogere på adfærden hos de forskellige målgrupper.
Der gøres ikke brug af data med henblik på segmentering og personalisering.
Jeudan modtager ejendomsdata fra tredjeparter, der primært bruges i forbindelse med due diligence ved ejendomsopkøb m.m.
Governance
Jeudan har en styregruppe 'IT-porteføljestyring' med reference til direktionen, som godkender alle nye væsentlige IT-investeringer, projekter og ændringsønsker. Styregruppen er ansvarlig for at inddrage og forholde sig til de dataetiske overvejelser og principper i nærværende politik. Hvis der er tale om større etiske overvejelser omkring brugen af data, skal beslutningen tillige træffes i Jeudans executive committee. Er der tale om AI-understøttende IT-systemer, skal Jura-afdelingen tillige involveres i henhold til Jeudans AI-politik. Den endelige godkendelse ligger i direktionen.
Jeudans afdelinger for IT & Digitalisering samt Forretningsudvikling har et særligt ansvar for at sikre, at der kontinuerligt foretages dataetiske overvejelser omkring al udvikling, som bl.a. omhandler (dog ikke begrænset til) algoritmer, samkøring af data, kunstig intelligens (AI), machine learning, Robotic Process Automation (RPA), big data, chatbots, overvågning og geopositionering.
At træffe beslutninger om etisk databehandling er et ansvar, der som udgangspunkt påhviler samtlige medarbejdere på tværs af Jeudan. Dataetiske overvejelser skal både være en del af dagligdagen hos medarbejderne, når der skal udarbejdes IT-tekniske systemer og værktøjer til forretningsunderstøttende tiltag, samt når der på ledelsesplan forespørges efter indsigt i data. Det er derfor intentionen, at politikken for dataetik forankres og italesættes tværorganisatorisk, ligesom den skal være tilgængelig for samtlige medarbejdere i Jeudan.
Ikrafttrædelse
Jeudans politik for dataetik revideres årligt og træder i kraft fra tidspunktet for bestyrelsens godkendelse.
Politikken for dataetik er godkendt af direktionen og bestyrelsen i Jeudan.
Ansvarlighed
Miljøpolitik
Vores miljøpolitik har til formål at skitsere de overordnede rammer og ambitioner for Jeudans handlinger, dispositioner og tiltag på miljøområdet samt at skabe gennemsigtighed herom.
Ansvarlighed
Arbejdsmiljøpolitik
Vores arbejdsmiljøpolitik har til formål at skitsere de overordnede rammer og retningslinjer i Jeudan inden for arbejdsmiljøområdet samt at skabe gennemsigtighed herom.
Ansvarlighed
Ansvarlighed
Vi værner om en klimavenlig by. Vi værner om byens historie. Vi værner om byens udvikling. Tankerne er grønne, og vi gør en dyd ud af bæredygtig renovering.